Предвид чл.4, ал.3 от Закона за счетоводството (ЗСч) предприятията осъществяват счетоводството си на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти, като спазват изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство.

Документална обоснованост е основен принцип при отчитане на приходи, на разходи, на придобиване и изразходване на материални запаси, включително на горива.

На основание чл.10 от ЗКПО „документална обоснованост” е налице, когато стопанската операция е документално обоснована чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция. На основание чл.10, ал.2 от ЗКПО, документална обоснованост на стопанската операция е налице и при условие, че липсващата информация по ЗСч може да се подкрепи с други документи, които я удостоверяват.

Наличността на първичен счетоводен документ е задължително условие за доказване на покупката на горивата. При липсата на счетоводен документ за придобиване на практика е невъзможно последващо доказване на изразходването, респективно – на отчитането и признаването на разход за гориво.

При закупуването на горивото, съответно при счетоводното отразяване на първичния документ за доставка, горивото все още има характер на материален запас. Счетоводното му отчитане в момента на покупката следва да се отрази по счетоводните сметки за материали. С други думи в момента на покупката на горивото в разходните сметки не се правят записи, респективно – самото придобиване на материалния запас не се отразява във финансовия резултат на предприятието.

За изписване горивото като разход, документът за доставка не е достатъчно основание, тъй като в момента на покупката не се правят записи по разходните счетоводни сметки, а по материалните счетоводни сметки на предприятието.

Разходът на гориво, отразен в счетоводството на предприятието, също следва да е документално обоснован. Като първичен документ служи пътният лист или пътната книжка за извършените превози, които дават информация за фактическия разход на горива и смазочни материали съгласно нормения разход на гориво на 100 км пробег и пропътуваните километри.

Счетоводното и данъчното законодателство изискват като разход да се отчита само стойността на фактически изразходваните горива, тъй като разходът за материални запаси е пряко свързан с правилното установяване на данъчния финансов резултат по реда на ЗКПО.

В тази връзка, пътният лист или пътната книжка трябва да съдържат не само пропътуваните километри, но и описание на маршрута.

Реалният разход на гориво следва да бъде съобразен и с различните експлоатационни условия, с вида на маршрута и атмосферните условия, при които се използват транспортните средства на предприятието.

Наличието на пътен лист без документ за покупка, както и наличието на документ за покупка без пътен лист, не са основание за признаване на разхода на гориво.

Аргумент в подкрепа на горното е и характеристиката на счетоводна сметка 601-Разходи за материали, която изисква стойностно отчитане на изразходваните материали (горива).

Изписването на материалите като стойност, съобразно избрания от предприятието метод, изисква да е налице конкретна цена на придобиване на всяко количество, собственост на предприятието, за да бъде документално обосновано последващото формиране на счетоводен разход.

Издадената заповед на основание чл. 18, т. 4 от Наредба № Н-8 от 27 юни 2008 г. за условията и реда за извършване на превоз на пътници и товари за собствена сметка не води до отпадане на необходимостта от издаването на пътен лист от водачите на МПС. Същата не доказва реалността на извършената стопанска операция, тъй като е намерение за извършване на определени действия.

Действителното извършените превозите могат да бъдат доказани единствено с пътния лист или пътната книжка.

При последващ данъчен контрол от страна на органите на приходите, счетоводният разход за изписано гориво се изследва при съблюдаване на неговата обвързаност и наличието и на други първични документи като заповеди за командировки, такси за паркинги, разменена кореспонденция между страните по доставката на стоки и други

Липсата на документална обоснованост за придобиване на горивата, както и за тяхното изразходване е нарушение на счетоводното и данъчно законодателство, което дава основание при последващ данъчен контрол от страна на органите на приходите на НАП, да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл.26, т.2 от ЗКПО.

ползвано е писмо 3_2252/13.07.2012 г. на НАП