Сдаването на счетоводна документация от счетоводител в счетоводна къща, е промяна при която първичните и вторичните счетоводни документи и регистри, както и електронните документи в счетоводството, напускат предходния счетоводител и се приемат от нов счетоводител.

Съществуват две основни ситуации, когато се извършва предаване на документи :

1. Предаване на документи при смяна на счетоводител водещ счетоводство в счетоводна къща без промяната на счетоводната къща. Обичайно, движението на документи е в рамките на обекта, където оперира счетоводната къща. Замяната на един действащ счетоводител с друг в счетоводната къща, най-често се случва при разпределение на работата или сегментиране на обслужването. На новия счетоводител се разрешава достъп до информацията съобразно длъжностната му характеристика, предвид договорките на счетоводната къща и клиента. Физически се премества само текущата документация, докато вече обработената се държи на място предвидено за тези цели в счетоводната къща или се предава за съхранение при клиента.

2. Предаване на документи при смяна на счетоводител в нова счетоводна къща. Промяната на счетоводната къща е високорисково мероприятие, когато решението е взето импулсивно и под въздействието на недостатъчно надеждни препоръки. В идеалния вариант може да се приеме, че двете счетоводни къщи, предаващата и приемащата, имат действащи принципни положения синхронизиращи с правилника за докуменооборота на предприятието, което си прехвърля документите. При положение, че предприятието сменящо счетоводната къща или новата счетоводната къща нямат яснота относно организация на документооборота е редно да се прегледа Закона за счетоводството и да се спазват изискванията му в процедурата за предаване на документи към новия счетоводител. Обща информация е достъпна от статията Смяна на счетоводител или счетоводна къща в началото на годината.

Подробностите в двата варианта, най-лесно се уреждат чрез индивидуален правилник за движението на документите, наричан Правилник за документооборота. Той е нужно да е всеобхватен, а не да регламентира само документалното движение вътре в предприятието.

Заедно със счетоводните документи, напускащи предходния счетоводител, се предават всякакви общи документи, които не могат да се определят като счетоводни, намиращи се във фирменото досие, фискални или системни бонове, издадени по реда на наредбата по чл. 118, ал. 4 от ЗДДС, ценни книги, отпечатани по реда, предвиден за отпечатване на ценни книжа и получател по нея е физическо лице, което не е търговец и т.н. Подходящо е, след тяхното преглеждане от новия счетоводител, той да задържи при него тези за който ще има чест достъп и да предаде тези от които не се нуждае на собственика им – на представителя/управителя/собственика на обслужваната счетоводно фирма за съхранение при него.

Необходима е проверка дали документите съдържат изчерпателно информацията заради която са създадени. Препоръчително е, да са отделят тези в които има липси, поправки и добавки, за преценка на същинската стопанска операция която удостоверяват. Ако се констатира, че има погрешно съставени първични счетоводни документи, те се анулират и се съставят нови. Тези и всички останали действия за установяване пълнотата на съдържащата в документите информация може да протече под формата на инвентаризация, по реда изискуем от нормативната база и съобразен със спецификите на счетоводно обслужваното предприятие. Особено препоръчително е да се извърши в случаите, когато е приложима ситуация 2.

Панацеята за преодоляване на повечето трудности при предаване на документи при смяната на счетоводител се нарича Правилник за документооборота. Когато са ясни общите и специфични изисквания при документиране на стопанските операции, както и правила за съставяне, оформяне, движение и съхраняване на първичните и вторични счетоводни документи и други специфични документи, тогава е ясно че може да се разчита на организирана и систематизирана документация и вероятността от недостатъци в нея е силно намалена. Разбира се, един отговорен управител/собственик на фирма ще осигури своето присъствие в процедурата, независимо от начина на обмен на документи от стария/предходния счетоводител към новия счетоводител в сменената счетоводна къща.

Счетоводна къща Евристика ЕООД, може да е полезна със съвети в приемо-предаването, позовавайки се на своя опит придобит от разнообразни ситуации във връзка с постъпване или излаз на клиентска документация. Ако желаете да се запознаете с обхвата на оказваното от нея счетоводно обслужване, моля разгледайте тук.