Предтекстите за промяна на обслужващата счетоводна къща или счетоводител са разнообразни и не е задължително един от тях да е ниско (недостатъчно) качество на счетоводното обслужване. Срещат се следните „извънсчетоводни” причинители:

• ниско ниво на администриране и технология на приемо-предаване на счетоводни документи – обстоятелства често независещи от счетоводителя, но преписвани като резултат от негови действия;
• непознаване на специфични чуждестранни термини и методи на работа в търговията, слабо владеене на чужд език при комуникация с чуждестранен собственик на българска фирма нежелаещ комуникиране чрез преводач от чужд език;
• местни фактори възпрепятстващи опазването на фирмената информация, налагащи миграцията на счетоводството в друг град (населено място);
• зависимости с корупционен характер.

Някои от така посочените причини е възможно да се преплитат с етичните норми в счетоводството и затова може да се твърди, че качеството е гарантирано само при наемането на професионален счетоводител. За това кой счетоводител е професионален, все още не съществува организация която е оторизирана да преценява, но с неголеми усилия е възможно да се направи проучване, което да даде достатъчно надежден резултат. Понастоящем една стабилна счетоводна организация е ИПСБ – Институт на професионалните счетоводители в България.

Най-подходящото време за смяна на счетоводител или счетоводна къща е в първите месеци на годината, последваща годината за която са осчетоводени всички стопански операции и са изчерпателно подадени декларациите за данъци, отчети към търговския регистър, справки и други документи. Окончателното завършване на работата към края на т.нар.текуща година е най-удобно, за да може да се отдели работата на стария счетоводител или счетоводна къща. Тъй като отчетния период е една година, а повечето справки се формират на базата на такава отчетност, лесно могат да се разграничат съответните счетоводни отговорности.

Добре е да се знае, че подаването на ддс декларации и отчетни регистри по ЗДДС все още не е счетоводство. Документите изискуеми за ддс цели се обработват преимуществено за качественото данъчно подаване в срок, докато тяхното осчетоводяване не е изчерпателно, а някои софтуери не обработват счетоводно фактурите и другите документи влизащи в състава на подаваната ддс информация към данъчната служба. Така са възможни варианти, при които счетоводството е с годишна приключеност към края на декември за предходната година, а в следващата „е подавано ддс” няколко месеца.

Смяна на счетоводител или счетоводна къща в течение на годината не е за предпочитане, но също е вариант. Счетоводните отчети се съставят междинно, т.е. счетоводството трябва да е приключено към последния месец, след който счетоводството започва да се води от следващото лице.

Счетоводните документи се предават чрез опис за приемо-предаване. Когато се прекратява трудовоправно, служебното или облигационно отношение със счетоводител или друго лице което е съставител на ГФО, счетоводната документация се предава на неговия приемник. За целта се съставя комисия, която присъства на приемо-предаването на документацията, а нейното определяне се извършва от органите на управление на предприятието. От съществено значение е предоставянето на вярна и изчерпателна информация от предаващата страна, независимо от носителя чрез който е представена. Не е за пренебрегване и инвентаризацията, чийто ред и начин на извършване се определя от ръководителя на приемащата страна с цел установяване дали има някакви несъответствия, грешки и други нежелани последствия от работата на предходия счетоводител или счетоводна къща. По отношение на защитата на личните данни е необходимо особено третиране на тази информация, която съдържа лични данни.

Не на последно място трябва да се обръща внимание и на трудово-осигурителната документация. Допустимо е тя да бъде прегледана от приемащата страна и предадена за съхранение от обслужваното предприятие (фирма). Съобразно Данъчно-осигурително процесуалния кодекс (ДОПК), документите представляващи ведомост за заплати трябва да се съхраняват от обслужваната фирма в срок от 50 години, а за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след като изтече давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което те са свързани. Важни документи са ведомостите за заплати, трудовите договори (заповеди за назначаване и другите съпроводими документи при сключване на договори по Кодекса на труда), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения и съответните съпроводими на тях документи. След като срока за съхранение изтече, информационните носители които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.

Смяната на счетоводител или счетоводна къща е отговорно мероприятие, към което не бива да се подхожда прибързано. Най-съществената грешка, която правят много от фирмите сменящи счетоводното обслужване е, че допускат ниските ценови нива да са основен изборен фактор. Повечето счетоводни къщи разпространяват заблуждаваща информация, от която може да се добие прибързаното впечатление, че те работят на екстремно ниски цени. Фактически, разликите в цените за фирми с дейност и със сравнително нисък, но не минимален обем на дейност и няколко работещи лица са незначителни, за региона в който оперира обслужващата счетоводна къща или счетоводител.

Счетоводна къща Евристика ЕООД, Ви пожелава успешно намиране на нова счетоводна къща или счетоводител и изграждане на трайни и безпроблемни отношения!