ГОДИШНИ, ПЛАНОВИ И ИЗВЪНРЕДНИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

ГОДИШНИ, ПЛАНОВИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА СКЛАД/СКЛАДОВА БАЗА

В зависимост от обхвата годишните и другите планови инвентаризации, които извършваме са пълни инвентаризации на складова база и частични инвентаризации на складова база. Пълни инвентаризации – те обхващат всички обекти, подлежащи на инвентаризиране. Частични инвентаризации – обхващат само отделни обекти или отделна група обекти. Пример за частична инвентаризация е проверка на асортимент, партида в складовата база, без да се извършва проверка на всичката стока. Частична инвентаризация е и когато се провери само стоката в един склад, а не всичката стока.
Инвенаризации се провеждат за да се установи, съпостави фактическата наличност в склада, с тази в счетоводните данни. Чрез инвентаризации се потвърждава фактическата наличност, установява се липса или излишък на стоки. Същевременно може да се проведе инвентаризация за технологична годност и технологичен брак на стоки.
Предлаганата от нас услуга във връзка с цялостна организация и извършване на годишни и планови инвентаризации е с възможно най-високо качество, като сме зависими единствено от вашите организационно-комуникативни умения или тези на вашите работници (персонал). При възпрепятстване на нашата метода за работа при инвентаризиране, ние сме в правото си да откажем изпълнението на услугата независимо от етапа на който се намира договореното инвентаризиране.

ИЗВЪНРЕДНИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА СКЛАД/СКЛАДОВА БАЗА

Извънредни инвентаризации се извършват извън определения план, при различни поводи които налагат внезапно установяване на състоянието на стоките в складовата база. Пример за извънредна инвентаризация е когато се наложи спешно да сравните счетоводна и складова наличност, след получена информация за скорошна данъчна проверка. Разликата между плановите и извънредните инвентаризации е само в непредвиденото (непланирано) възникване на вторите.
Предлаганата от нас услуга във връзка с цялостна организация и извършване на извънредни инвентаризации е с възможно най-високо качество, като сме зависими единствено от вашите организационно-комуникативни умения или тези на вашите работници (персонал). При възпрепятстване на нашата метода за работа при инвентаризиране, ние сме в правото си да откажем изпълнението на услугата независимо от етапа на който се намира договореното инвентаризиране.

ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ПРЕДПРИЯТИЕТО
разработени на базата на УКАЗАНИЕ № 6 от 15.10.1996 г. на МФ, за прилагане на Националните счетоводни стандарти*

ОРГАНИЗАЦИЯ И ОСЪЩЕСТВЯВАНЕ НА ИНВЕНТАРИЗИРАНЕТО В ПРЕДПРИЯТИЕТО

Основните етапи на инвентаризация са:Подготовка на инвентаризацията, включваща определянето на:

а) конкретните обекти, които ще се инвентаризират;

б) вида на инвентаризацията (частична или пълна) и нейния обхват;

в) състава на комисиите, които ще я извършат;

г) сроковете за започването и завършването й.

Тези елементи от подготовката на инвентаризацията се отразяват в годишния план за инвентаризация на активите и пасивите. Такъв план е необходимо да се разработи в предприятието за отчетния период съобразно структурата и спецификата в дейността му, както и съобразно особеностите на отчетните обекти. Полезно е в плана да се разграничат броят и сроковете на текущите инвентаризации на конкретни отчетни обекти, изискващи периодично инвентаризиране (напр. материални запаси, парични средства, движими ценности и др.), от годишните инвентаризации.

За провеждането на инвентаризациите на активите и пасивите на предприятието ръководителят/собственикът назначава със заповед инвентаризационни комисии и определя техния състав. В работата на комисията при годишното инвентаризиране на активите и пасивите на предприятието може да участва и дипломираният експерт-счетоводител, който проверява и заверява счетоводния отчет на предприятието.

В предприятията, които прилагат двустранно счетоводно записване, е полезно ежегодно да бъдат назначавани:

Централна инвентаризационна комисия, която ръководи и контролира всички действия, свързани с инвентаризацията на активите и пасивите на предприятието;

Оперативни комисии за непосредственото извършване на конкретните действия и процедури, които се включват в инвентаризационния процес на активите и пасивите.

Като членове на Централната инвентаризационна комисия е целесъобразно да участват специалисти със счетоводна и друга икономическа квалификация, както и специалисти, запознати с прилагането на специфичните технологии при осъществяване конкретната дейност на предприятието, както и такива специалисти, които познават добре използваните в предприятието активи. Членовете на оперативните инвентаризационни комисии трябва да познават добре дейността на инвентаризирания обект.

В заповедта на ръководителя/собственика на предприятието се посочват видът и обхватът на инвентаризацията за съответния проверяван обект, като се конкретизира местонахождението му, и се определят датата и часът на започване на инвентаризацията, както и срокът за извършването й.

За изпълнение на нормативно определените изисквания е необходимо да се извърши значителна поредица от предварителни действия от страна на ръководството на предприятието с конкретното участие на главен счетоводител. Тези действия трябва да бъдат изпълнени преди изготвянето на годишния план за инвентаризациите за отчетния период, и се свеждат до:

а) определяне на сроковете за започване и завършване на отделните видове инвентаризации, като се осигурят нормални условия за осъществяване на основната дейност едновременно с работата по инвентаризирането;

б) определяне на най-подходящия момент за започване на планиранатекуща инвентаризация в предприятията, в които по различен повод се натрупват на склад големи количества материални запаси (напр. зърнени храни, хранителни продукти, въглища, дърва за горене и др., съхранявани в насипно състояние), и на които инвентаризацията се прави чрез фактическо претегляне, измерване, преброяване и пр.;

в) обезпечаване подреждането на материалните запаси в складовете погрупи, наименования, видове, размери, като към всяко наименование, вид и размер се прикрепва етикетът с подробни сведения, характеризиращи съответния вид материален запас;

г) своевременно запознаване на всички членове на инвентаризационникомисии: с техниката на провеждането на инвентаризацията; с указания за случаите, в които се допускат компенсации на установени липси с излишъци; с реда на изследване и определяне на причинно-следствените връзки между тях; с критериите за определяне вината на съответните материалноотговорни или подотчетни лица; с реда за прилагане на нормите за естествените загуби от материални запаси при съхраняването и транспортирането им и пр.; с реда на съставяне и оформяне на съответните първични – счетоводни документи, с които се документират инвентаризацията и резултатите от нея;

д) преди да започне конкретен вид инвентаризация на актив или на пасивна предприятието, трябва да бъде завършена обработката на всички данни от документите, свързани с прихода и с разхода на съответните обекти и своевременното им завеждане в складовата отчетност и в съответните аналитични и синтетични счетоводни сметки.

Практическото осъществяване на инвентаризацията на активите и пасивите в предприятието преминава последователно през:

а) фактическа проверка чрез различни способи на натуралните истойностните параметри на конкретните обекти;

б) съпоставяне на фактическата наличност в количествени и стойностниизмерители (данните от проверката) със счетоводната документална наличност на конкретните обекти;

в) установяване на евентуални разлики – липси и/или излишъци, междуфактическата и документалната наличност на конкретните инвентаризирани обекти.

При практическата реализация на инвентаризацията е необходимо да се спазват както нормативно, така и вътрешно определените (напр. вътрешни инструкции за инвентаризация на активите и пасивите в предприятието) правила и принципи, осигуряващи нейната достоверност и законосъобразност. Такива са:

А. Фактическите проверки на наличностите от материални запаси трябва да стават само в присъствието на съответните материалноотговорни лица. Това общовалидно правило при инвентаризацията на материалните запаси се прилага и в случаите, когато материалноотговорното лице е възпрепятствано да присъства поради болест, злополука и други уважителни причини. Установяването на съответните наличности става в присъствието на негов пълномощник след представяне на нотариално заверено пълномощно. Когато материалноотговорното лице не се яви и не изпрати свой пълномощник при спазване на предвидения в чл. 36 от Закона за счетоводството ред, инвентаризацията може да се проведе на същото основание, но в присъствието на представител на местната община, който трябва предварително да се осигури от ръководството/собственика на предприятието.

Б. Преди всяка инвентаризация на отчетен обект съгласно т. 6 от НСС 3 *лицата с повереното им за опазване имущество на предприятието декларират дали до началото на съответната инвентаризация всички документи за прихода и разхода на подлежащите на инвентаризиране активи и пасиви са предадени в счетоводството, дали в тях не са останали непредадени или неотчетени такива документи и какви са данните за номера и датата на последните документи по прихода и по разхода за съответните обекти на инвентаризиране. При започването на инвентаризацията такава декларация се изисква от материалноотговорните или подотчетните лица относно собствеността на паричните средства, които се намират в местонахождението на съответния обект на инвентаризиране. Такива декларации се изискват и от лицата, на които са отпуснати подотчетни суми за придобиване на материални запаси или на които са издадени пълномощни за получаване на материални запаси.

В. Фактическата проверка на активите и пасивите на предприятието при тяхното инвентаризиране се осъществява чрез прилагането на различни способи и при изпълнението на определени процедури (преброяване, претегляне, измерване и пр.), осигуряващи постигането на обективна и достоверна информацията за техните количествени и стойностни параметри. Изборът на конкретен способ или процедура се определя от особеностите на инвентаризирания обект.

Г. Инвентаризацията на всички видове реално видими активи (дълготрайни материални и нематериални активи, краткотрайни активи – материални запаси, парични средства и движими ценности) се извършва съобразно местонахождението им и отговорните лица, на които са поверени за съхраняване.

За материалните запаси, чието аналитично счетоводно отчитане е организирано по местонахождение (производствени помещения, търговски заведения, канцеларии и др.) се допуска инвентаризиране чрез отмятане на инвентаризираните обекти в книгите за аналитично отчитане, като в отделен протокол се отбелязват само констатираните разлики. Този начин е допустим само в случаите, когато зачисляването на дълготрайни активи на материалноотговорните лица е ставало по списъци, данните от които са изравнени с аналитичната отчетност в счетоводството.

Д. Инвентаризацията на някои видове материални запаси, зачислени срещу разписки на персонала за продължително използване, може да се извършва по документация (разписки и пр.), намираща се при материалноотговорното лице, ако тези разписки са издадени през отчетния период. В този случай инвентаризационната комисия прави частични проверки по отделни разписки.

За материални активи, които по време на фактическата проверка са на път, на склад в други предприятия и на отговорно пазене, инвентаризацията се осъществява чрез съответните идентифициращи ги счетоводни документи.

Е. В библиотеките инвентаризацията на предадените книги за прочит може да се извършва по заемните бележки или по читателските карти, когато книгите са предадени през текущата година. Тази инвентаризация се различава от инвентаризация на самата библиотека, за която ке прилагат общите правила за инвентаризация.

Ж. По време на практическото осъществяване на инвентаризацията, когато се извършва установяване на фактическите наличности в натура, приемането и отпускането на активи, подлежащи на инвентаризация се прекратява. При необходимост ръководителят/собственикът, съгласувано със съответната комисия, може да разреши през времето на инвентаризацията да се приемат и отпускат материални запаси под контрола на инвентаризационната комисия. В тези случаи документите за счетоводното отчитане на постъпили или отпуснати материални запаси с разрешение на инвентаризационната комисия трябва да бъдат подписвани освен от съответното материалноотговорно лице и от член на съответната инвентаризационна комисия. Постъпилите материални запаси съобразно съдържанието на тези документи се отделят от комисията и не се включват в инвентаризационните описи като наличност, а отпуснатите такива се записват в съответните инвентаризационни описи като наличност.

З. Инвентаризирането на разчетните взаимоотношения може да се осъществи чрез фактическа проверка на всяко вземане и задължение съобразно неговата реална възвръщаемост (събираемост). Практически тя се извършва чрез преглед на съответните счетоводни регистри, изпращане на писма с приложени към тях справки или извлечения от сметките на всички дебитори и кредитори – с искане да потвърдят съответните остатъци. Извлеченията с остатъците по аналитични счетоводни сметки и с писма-искания за потвърждаване на остатъците се изпращат от кредиторите на дебиторите (или от дебиторите на кредиторите), които трябва или да потвърдят информацията за остатъците, или да съобщят възраженията си в определения срок в писмото на съответния кредитор/дебитор.

И. Инвентаризацията на привлечения капитал на предприятието, получен под формата на заеми, на финансирания и пр. се извършва чрез документална проверка по съответните счетоводни регистри, която включва уточняване на поетите задължения, сроковете и възможностите за уреждането им и пр.

Й. Собственият капитал на предприятието с неговите съставни части – основен и допълнителен капитал (под формата на акции и дялове), резерви (законови и допълнителни) и финансов резултат, се инвентаризира въз основа на съответните идентифициращи го документи (за регистрация и пререгистрация на капитала, за увеличения и за намаления на резервите, за разпределение на финансовия резултат от предходни години, вкл. покриване на загуби и пр.).

К. Разходите и приходите за бъдещи периоди се инвентаризират документално. Установява се бъдещата стопанска изгода от разсрочените разходи от гледна точка на посочването им в годишния счетоводен баланс.

ДОКУМЕНТИРАНЕ НА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯТА И РЕЗУЛТАТИТЕ ОТ НЕЯ

В процеса на практическото осъществяване на инвентаризацията се използват и съставят различни първични счетоводни документи, в които се отразява информацията за извършената проверка и се оформят резултатите от нея. Това са:

Инвентаризационен опис – за отразяване на данните за натуралните и стойностните параметри от фактическата проверка на конкретния инвентаризиран обект. Съдържа най-малко следните реквизити:шифър и наименование на обекта;мярка;фактическа наличност с данни за количество, единична цена и общаотчетна стойност.При обект на инвентаризация – стоки, се посочва и тяхната единична продажна цена.

Сравнителна ведомост – за установяване на резултатите от фактическата проверка на конкретния обект. В нея се съпоставя фактическата и счетоводната наличност на параметрите на проверявания обект и се регистрират констатираните различия в липси и излишъци между тях. Съдържа най-малко следните реквизити:шифър и наименование на обекта;мярка; фактическа и документална счетоводна наличност с данни заколичество, единична цена (за стоките – и единична продажна цена) и обща отчетна стойност; разлики (липси и/или излишъци) с информация за количество, единична цена и стойност.

Инвентаризационен опис със сравнителна ведомост – комбиниран документ, в който се отразяват количествените и стойностните параметри на инвентаризирания актив при фактическата проверка. Тези параметри се съпоставят с документалната им наличност и се установяват разликите в липси и излишъци между тях.

Инвентаризационният опис и сравнителната ведомост се използват при инвентаризацията на активите: дълготрайни – материални и нематериални; краткотрайни – материални запаси и финансови средства. По преценка на ръководителя/собственика на предприятието, след отчитане на специфичните особености на дейността и тези на инвентаризирания актив, се избира конкретният първичен счетоводен документ (инвентаризационен опис и/или сравнителна ведомост, както и неговата форма), който ще се използва за отразяване на информацията от инвентаризацията.

При съставянето на първичните счетоводни документи в процеса на инвентаризация трябва да се прилагат нормативно определените правила, съгласно които отделни инвентаризационни описи и/или сравнителни ведомости се попълват за:залежали и негодни материални запаси;материални активи на път;материални активи на склад в други предприятия и на отговорнопазене;предадени, но невложени в производството материални запаси;продадени, но намиращи се в предприятието материални активи;незавършено производство по анулирани, преустановени и недоокомплектовани поръчки; всяко местонахождение или местосъхранение (склад, магазин и пр.), за което се води отделна отчетност и за всяко длъжностно лице, отговорно за съхранението на материалните активи.

Протокол за резултатите от инвентаризация на разчетите – за отразяване на установените различия между фактическото и документираното състояние на вземанията и задълженията в предприятието.

Практическото осъществяване на инвентаризацията на вземанията и задълженията се документира единствено с протокол за установени различия между фактическото и документираното състояние. Спецификата на този обект, който не е реално видим, не позволява да се прави точно разграничение между неговото фактическо и документирано състояние в даден момент и особено при инвентаризацията му. Във връзка с това, за документиране на извършваната проверка по документи при инвентаризацията на вземанията и задълженията на предприятието може да се съставя протокол за установени различия в документираното състояние на разчетите на предприятието при инвентаризация с данни за:

а. шифрите и наименованията на счетоводните сметки за разчети (последователно във вид на вземания, задължения и за някои видове извънредни приходи и извънредни разходи);

б. остатъците по вземания/задължения към датата на инвентаризация;

в. сумите на: потвърдените вземания от съответните дебитори;непотвърдените вземания от съответните дебитори; т. нар. трудносъбираеми и несъбираеми вземания; вземанията с изтекла искова давност, сумите на: потвърдените задължения от съответните кредитори; непотвърдените задължения от съответните кредитори; задълженията с изтекла искова давност и др.

Въз основа на данните от Протокола за установени различия в документираното състояние на разчетите на предприятията при инвентаризация и при невъзможност да се постигне съгласие със съответните контрагенти за уреждане на съответните различия до края на съответния отчетен период, въпросът за уреждане на установеното различие се поставя от предприятието – заинтересованата страна за разрешаване по съдебен ред.

След приключване на инвентаризацията на конкретен отчетен обект съставените първични счетоводни документи се подписват от членовете на комисията и от длъжностното лице, отговорно за обекта, с което то декларира, че е запознато с резултатите от инвентаризацията. За установените разлики между счетоводните данни и тези от фактическата проверка материалноотговорното лице дава писмени обяснения, които са от значение при изготвянето на заключението на инвентаризационната комисия и за вземане на правилно последващо решение от ръководството на предприятието.

Конкретните резултати от инвентаризацията, установени в процеса на нейното осъществяване, както и начинът за тяхното уреждане, се оформят с решение на ръководителя/собственика на предприятието. Това решение може да бъде неразделна част на съставените първични счетоводни документи, а може да се изготви и отделно. При установени липси, за които е доказана вината на лицето, отговарящо за съответния отчетен обект, се изготвя решение на ръководителя/собственика на предприятието за отчитане на установените липси за сметка на съответното лице.

В зависимост от вида на инвентаризирания актив и на базата на информацията от Инвентаризационния опис и/или Сравнителната ведомост, при необходимост се съставят и:

Протокол за компенсации на липси с излишъци – използва се за оформяне на резултатите от инвентаризацията на активите в предприятието след решение на съответния ръководител/собственик за компенсиране на липсите с излишъци. В него се отразява конкретното компенсиране в натурални и стойностни измерители на констатираните липси с излишъци.

Протокол за одобряване на естествени загуби (фири) и на липси за сметка на предприятието – използва се за оформяне на резултатите от инвентаризацията на активите на предприятието след решение на съответния ръководител/собственик за отразяване на естествените загуби (фири) и на установените липси за сметка на предприятието.

Всички протоколи, с които се оформят резултатите от инвентаризацията, се съставят и подписват от съответната комисия, както и от лицето, отговарящо за съответния отчетен обект, и се одобряват от ръководителя/собственика на предприятието.

СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ НА РЕЗУЛТАТИТЕ ОТ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯТА

При счетоводното отчитане на резултатите от инвентаризацията на активите и пасивите на предприятието е необходимо да се спазват следните нормативно определени правила:

а. Ръководителят на предприятието може да разрешава компенсиране налипси с излишъци по предложение на инвентаризационната комисия единствено в случаите, когато се установи конкретна причинна връзка и зависимост между двата вида различия и се анализират възможностите за замяна на едни размери и видове с други.

б. Компенсирането се извършва въз основа на данните за количествените и стойностните параметри на отделните видове активи. Стойностното компенсиране се прави по отчетната стойност на съответните активи. Когато стойността на липсата е по-висока от стойността на излишъка, разликата се осчетоводява по решение на ръководителя на предприятието – или остава за сметка на съответното материалноотговорно лице, или се отчита като извънреден разход. Когато стойността на излишъка е по-висока от стойността на липсата, излишъкът се осчетоводява до размера на липсата, а разликата се отчита като извънреден приход.

в. Естествените загуби (фири) от материални запаси в пределите на установените норми могат да бъдат отчитани при наличието на причини за това в разходите по икономически елементи, ако са констатирани в годината на възникването им, или като извънредни разходи съгласно НСС 7 – Отчитане на извънредни операции*, когато са констатирани за минали отчетни периоди. Норми за естествени загуби от материални запаси могат да се прилагат само, когато след като са извършени допустимите компенсации, са установени фактически липси. Размерите на естествените загуби от материални запаси се определят от предприятието, ако няма утвърдени с нормативни актове.

г. Липси на материални запаси над пределните размери на естественитезагуби (фири) се уреждат съобразно изискванията в действащото законодателство.

д. При липси и загуби от материални запаси, установени вследствие наизвършени престъпления, ръководителят/собственикът на предприятието сигнализира своевременно пред органите на прокуратурата и едновременно с това уведомява органите на държавния финансов контрол (за предприятията с държавно и общинско участие).

Счетоводното отчитане на резултатите от инвентаризацията на активи и пасиви на предприятието се извършва в съответствие с изискванията на Закона за счетоводство, Индивидуалния сметкоплан и за отчетния период, за който се отнася съответната инвентаризация.

ВИДОВЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И СРОКОВЕ ЗА ТЯХНОТО ИЗВЪРШВАНЕ

Инвентаризациите в едно предприятие могат да бъдат:

Планови (задължителни) – извършват се редовно през нормативно определени периоди

Извънредни – извършват се при конкретно възникнали поводи и случаи:

а) при смяна на материалноотговорно лице – за гарантиране надостоверност при поемането на отговорност от новото материалноотговорно лице;

б) по искане на Сметната палата, Контролния съвет, прокуратурата, съдаи специализирани контролни органи, т. е. при специални решения на законодателната, изпълнителната и съдебната власт, като се вземат предвид всички техни специфични допълнителни указания при осъществяването й;

в) по инициатива на ръководителя на предприятието или по желание насобствениците на предприятието при необходимост от уточняване и решаване на спорни въпроси;

г) при стихийни бедствия, производствени аварии, кражби и другиподобни случаи, при които е необходимо да се установява и разграничава материалната отговорност.

Съобразно характера и спецификата на своята дейност в предприятието могат да се определят и по-кратки срокове за извършване на задължителните инвентаризации, като се предвидят освен годишните и текущи инвентаризации за някои конкретни обекти на счетоводно отчитане. Редовните инвентаризации могат да не се извършват в случаите на осъществени извънредни инвентаризации при смяна на материалноотговорно лице; при производствени аварии, стихийни бедствия, кражби и пр.; при специални правителствени решения за приватизация, ликвидация и пр.; при смяна на ръководителя/собственика на предприятието и други.

*отменени