За да имат ролята на счетоводни документи, тези документи трябва да отговарят на изискванията на Закона за счетоводството.Документите за външна търговия по форма и съдържание се съобразяват с редица законодателни разпоредби с национален и международен характер.
Осъществяването на сделките във външната търговия изисква участието на трети лица – фирми за транспорт, застрахователни дружества, банкови институции и други, с дейност попадаща под регламентацията на национални и международни разпоредби, правилници и конвенции.
Трудостите които възникват, произтичат от държавната намеса в регулацията на сделките с чужбина, чрез регламентиране на разообразни митнически формалности, изисквания за специална документация, режим подчинен на редица контролни процедури от административни органи.
Документите при търговия в чужбина са разнообразни. В основни линии те биват: документи за стока, транспортни документи, застрахователни документи, митнически документи и банкови документи.

• Стокови документи.Документи за стоката се издават от продавача или от производителя на стоките. Тяхната съвкупност осигурява в пълна степен документалната обоснованост по отношение на изискуемата информация по Закона за счетоводството.Те представляват следните документи, някои от които не са първични счетоводни документи: проформа фактура, търговска фактура, спецификация, сертификат за качество, приемателен протокол, анализно свидетелство, опъковъчен лист, застрахователни документи, платежни документи, митнически документи и други.
• Проформа фактурата е предварително известие/сметка/ на това за което в бъдеще евентуално ще бъде издадена търговската фактура.Тя няма правна сила и не съдържа никакво задължение на вносителя.
• Търговската фактура е първичен счетоводен документ с основно значение в търговската практика не само у нас, но и в международен аспект. Представлява писмен документ, който се издава от продавача, на името на вносителя, идентифициращ стоката по редица показатели.
• Спецификацията се ползва за допълнителни подробности или при разнообразни стоки, където е необходима детайлизирана картина за стоките.
• Сертификатите определят количествената и/или качествената характеристика на стокити. Такива са например сертификата за качество, сертификата за количество и сертификата на анализ.
• Транспортни документи. Определят се основно, в записимост от превоза – дали е по вода, по суша или по въздух.
• Застрахователни документи- тези документи се издават във връзка застраховането за рискове при сделките с чужбина. Транспортните застраховки се определят от превоза – дали е воден, по суша или по въздух.
• Платежни документи – при тези сделки най-често се извършва разплащане по банков път, приложими документи са банковите платежни документи, както и запис на заповед, менителница и чек.
• Митническа декларация – чрез този документ се осъществяват важни изисквания свързани с митническият контрол, пропускането на стоките през границата на съответната държава и събирането на митните сборове